Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết nhất

Bởi tronbokienthuc

Hiện nay, dịch bệnh Covid-19 kéo dài và vẫn diễn biến phức tạp, việc tụ tập đông người rất hạn chế, do đó việc tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị offline nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty/ thương hiệu trở nên khó khả thi. Giải pháp tối ưu thay thế cho vấn đề này chính là tổ chức sự kiện trực tuyến qua phần mềm Zoom Meeting. Vậy các bước tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Du Hưng.

Mục Lục Bài Viết

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết

1/ Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Để việc tổ chức sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ và thống kê giám sát hiệu suất cao của chương trình, cần xác địch được mục tiêu tổ chức và những tiềm năng cần đạt được để hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức tổ chức và lên kế hoạch tổ chức sự kiện tương thích .

2/ Lập kế hoạch chung cho sự kiện

Dựa vào những tiềm năng đã đề ra để lập kế hoạch toàn diện và tổng thể cho sự kiện trực tuyến qua Zoom, gồm có những khuôn khổ thời hạn, khách mời, quy mô, nhân sự triển khai, nội dung chính của sự kiện ( agenda ), … Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt ngân sách và nhân lực cho những khâu sẵn sàng chuẩn bị sân khấu, F&B, … khi tiến hành những khuôn khổ. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung chuyên sâu cho việc sản xuất và tiếp thị quảng cáo .

Để sự kiện trực tuyến qua Zoom diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên lưu ý khi lên kế hoạch:

  • Trước sự kiện: Bạn có thể giữ lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ rồi dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả; lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện… Ngoài ra, bạn có thể cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện bằng việc sử dụng Zoom Chat. Đối với các sự kiện quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng các “gian hàng” ảo…
  • Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện trực tuyến trên nền tảng phần mềm zoom, bạn có thể bật các tính năng hỏi đáp, tính năng bỏ phiếu, chia phòng họp nhóm…cho phép khán giả tương tác với diễn giả và tương tác với nhau.
  • Sau sự kiện: Bạn hoàn toàn có thể gửi một bảng khảo sát đến những để thu thập phản hồi và đánh giá về chất lượng của sự kiện. Khi sử dụng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi sự kiện.

3/ Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Khác với những sự kiện được tổ chức trực tiếp, việc tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom không cần khoảng trống có diện tích quy hoạnh quá lớn. Tuy nhiên, cần bảo vệ những yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, vận tốc đường truyền internet, …

4/ Lựa chọn gói Zoom phù hợp để tổ chức sự kiện (Zoom Webinar, Zoom Event)

Lựa chọn quan trọng hàng đầu mà bạn sẽ thực hiện cho sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp là quyết định sử dụng Cuộc họp thu phóng hoặc Hội thảo trên web bằng video thu phóng – hay cả hai. Sản phẩm phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng được các mục tiêu của bạn.

5/ Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Trong một sự kiện trực tuyến qua Zoom thì nội dung chính là nguyên do để lôi cuốn và giữ chân người theo dõi. Do đó, viết ngữ cảnh chính là khâu quan trọng nhất .Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp cần được kiến thiết xây dựng cẩn trọng, chăm chút trong từng nội dung và cần lồng ghép những yếu tố giật mình để tạo điểm nhấn lôi cuốn người xem cho sự kiện .

6/ Truyền thông cho sự kiện trực tuyến

Sự kiện của bạn hoàn toàn có thể cung ứng những thưởng thức vô cùng tuyệt vời, nhưng nếu không dành thời hạn để tiếp thị quảng cáo tiếp thị nó, người theo dõi sẽ không hay biết đến sự sống sót của sự kiện. Do đó, hãy tạo nội dung để tiếp thị sự kiện một cách hiệu suất cao và lôi cuốn người tham gia sự kiện trực tuyến của bạn .Các sự kiện trực tuyến trên những kênh truyền thông online cần được tiếp thị đồng điệu trên mạng lưới hệ thống những kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng những kênh tiếp thị quảng cáo xã hội và những kênh trả tiền. Trong một số ít sự kiện trực tuyến qua Zoom, việc truyền thông online còn được thực thi phối hợp với những nền tàng đặt vé và giao dịch thanh toán trực tuyến để tạo nên thưởng thức xuyên suốt và thuận tiện cho người mua .

7/ Tổ chức sự kiện

Sau khi đã triển khai xong việc lập kế hoạch và những quy trình sẵn sàng chuẩn bị. Bây giờ đã đến lúc tổ chức sự kiện trực tuyến. Vào tích tắc trọng đại này, bạn cần ghi nhớ những điều sau : Tổng duyệt sự kiện, khởi đầu sự kiện sớm để người tham gia có thời hạn tham gia, quan tâm nhạc mở màn sự kiện để không vi phạm bản quyền, kiểm tra thiết lập …

8/ Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu suất cao của việc tổ chức sự kiện qua Zoom, doanh nghiệp cần dựa trên những KPI đã thiết lập trong tiềm năng bắt đầu để so sánh, so sánh và đánh giá để rút kinh nghiệm tay nghề cho những lần tổ chức tiếp theo. Hãy thực thi thêm một số ít bước để tích lũy phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi người mua tiềm năng để tận dụng tối đa sự kiện :

  • Khảo sát sau sự kiện
  • Truyền tải nội dung sự kiện được ghi lại
  • Theo dõi người tham dự
  • Báo cáo sự kiện
  • Khách hàng tiềm năng
  • Đánh giá hiệu quả…

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho những doanh nghiệp tìm hiểu thêm. Hy vọng qua bài viết này của Du Hưng, những doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm rõ được quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom .

Du Hưng Group hiện nay là nhà phân phối Zoom bản quyền uy tín với giá tốt nhất. Để mua gói Zoom bản quyền phù hợp, quý khách vui lòng liên hệ liên hệ ngay đến Hotline Du Hưng 02873000246 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI : 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nộiđường dây nóng / Zalo : 0937 550 075 – Mr. ẨnPhone : 028-7300-0246E-Mail : [ email protected ]

Đánh giá post

You may also like

Để lại bình luận