+ Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Về cơ bản công tác này được tiến hành có hiệu quả tương đối cao. Khi
phân loại cán bộ lưu trữ đã có phương pháp phân loại khá linh hoạt phù hợp với
đặc điểm của từng khối tài liệu, xác định giá trị tài liệu được cán bộ lưu trữ tiến
hành tương đối chính xác.
+ Công tác bảo quản tài liệu
Về phòng kho và trang thiết bị bảo quản: các kho bảo quản đền ở vị trí
cao ráo, an toàn cho tài liệu không bị các loại nấm mốc cũng như không bị ẩm
thấp, các phòng kho cũng được bảo đảm các nguyên tắc về ánh sáng, độ thông
thoáng. Đặc biệt các cán bộ lưu trữ thường xuyên làm vệ sinh phòng kho làm
cho kho luôn được sạch sẽ, tránh các loại bụi bẩn, chất gây hư hỏng tài liệu.
1.2. Những thiếu sót còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của Trung tâm vẫn
còn 1 số những tồn tại cần khắc phục như sau:
1.2.1. Về công tác tổ chức quản lý chỉ đạo và công tác cán bộ
– Về công tác ban hành văn bản: Công tác ban hành văn bản hướng dẫn về
công tác lưu trữ còn chưa nhiều, chưa tạo được cơ sở pháp lý đầy đủ cho hoạt
động của Trung tâm.
– Về biên chế cán bộ: Lực lượng cán bộ còn ít so với khối lượng tài liệu
rất nhiều của các đơn vị nộp vào Trung tâm. Do vậy dẫn đến tình trạng công
việc làm không hết, cán bộ phải kiêm nhiều việc cùng 1 lúc.
1.2.2. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ
– Công tác thu thập và bổ sung tài liệu
Việc thu nộp tài liệu của Cục Văn thư Lưu trữ theo các quyết định của
UBND thành phố còn chậm so với quy định. Bên cạnh đó tài liệu các đơn vị
không còn nhiều, bị thất lạc mất mát k rõ nguyên nhân điều nay làm ảnh hưởng
lớn đến công tác thu thập và bổ sung tài liệu.
– Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu
Trung tâm chưa xây dựng được bản thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác
định thời hạn bảo quản cho hồ sơ còn chung chung.
29
– Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Hình thức khai thác tài liệu chưa phong phú, các hình thức khai thác tài
liệu tại lưu trữ còn mang tính thụ động chưa có các hình thức khác như thông
báo tài liệu…
Công cụ tra cứu xây dựng cũng chưa được đầy đủ: hiện nay ở Trung tâm
thì công cụ tra cứu duy nhất là Mục hồ sơ, không có mục lục, chuyên đề hay các
bộ thẻ, sách hướng dẫn nào khác. Do không có được các phương tiện bổ trợ tra
tìm tài liệu nên khi khai thác tài liệu đôi khi gây mất thời gian cho cán bộ
chuyên viên.
– Hiện nay trung tâm đã bước đầu thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ,
các cán bộ đang thực hiện nhập dữ liệu vào máy vi tính tạo cơ sở cho việc tra
tìm tài liệu được nhanh chóng dễ dàng.
2. Kiến nghị
– Cần nâng cao nhận thức của các cán bộ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có
tài liệu nộp lưu về trung tâm về công tác lưu trưu để tạo điều kiện cho các khâu
nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy dịnh Nhà nước.
– Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ: Trung tâm nên ban hành
nhiều hơn nữa các văn bản riêng về việc thức hiện các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ như: Phân loại, xác định giá trị, khai thác sử dụng…để chỉ đạo thống
nhất nghiệp vụ đối với Trung tâm nói riêng và các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
nói chung. Cùng với việc ban hành văn bản, Trung tâm nên có chế độ kiểm tra,
đánh giá định kỳ về việc thực hiện các văn bản đã ban hành để có thể đề ra
những chỉ đạo kịp thời và có chế độ khen thưởng kỷ luật.
30
KẾT LUẬN
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước
ta hiện nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật
quốc gia. Từ những lý do nêu trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà
nước được thông suốt. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có
một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra
những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và góp phần
tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Và cụ thể là
đối với UBND thành phố Đà Nẵng, nhận ra được vai trò, ưu khuyết điểm của
công tác văn thư sẽ giúp đưa ra được những giải pháp tốt nhất để công tác văn
thư lưu trữ ngày một phát triển theo hướng tích cực. Đối với bản thân tôi, sau
khi tiếp thu những chuyên đề trong môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học“
của tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Trung tâm
Lưu trữ thành phố Hải phòng đã hướng dẫn chỉ bảo, tôi nhận thức được những
vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ nói chung và những vẫn đề trực tiếp liên quan
đến lĩnh vực công việc mình nói riêng. Từ những kiến thức mà bản thân tiếp thu
được nhờ việc tìm hiểu và tôi cố gắng vận dụng kiến thức đã học, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước để phục vụ học tập, làm việc tốt hơn.
Hà Nội, tháng 1 năm 2016
Người thực hiện
31
Source: https://tronbokienthuc.com
Category: Đánh Giá
